Tag Archives: hankintaprosessi

Aurinkoenergiajärjestelmän hankintapolku: case Helsingin kaupunki

Aalto-yliopiston FinSolar-hankkeessa analysoitiin case-esimerkkinä Helsingin kaupungin aurinkoenergian hankintapolkua osana kuntien hankinta- ja rahoitusmallien selvitystyötä.

Alla olevassa kaaviossa esitetty Helsingin kaupungin hankintapolku kuvaa aikajärjestyksessä toimenpiteitä, joita aurinkosähköinvestointiprojektin läpivienti edellyttää kaupungin organisaation sisällä.

Kaavio: Helsingin kaupungin aurinkosähköjärjestelmän tyypillinen ja yksinkertaistettu päätöksenteko- ja hankintapolku olemassa olevaan rakennukseen

3. Yhteydenotto TEMiin ja tunnustelu, onko investointituen saaminen hankkeelle mahdollista ja millä tukiosuudella.

2. Omistajavirasto, joka on tyypillisesti Kiinteistöviraston tilakeskus, antaa selvitysluvan.

1. Jokin kaupungin virasto, kuten varhaiskasvatus, opetus-, rakennusvirasto tai kiinteistöviraston tilakeskus tekee investointiehdotuksen.

6. Tehdään tarjouskyselykierros avaimet käteen -periaatteella tai mahdollisesti osissa, jos koko yli 10 kW.

5. Rakennuttajavirasto tekee tai teettää yleensä alustavat investointilaskelmat.

7. Kun edullisin tarjous on selvillä,

TEM:lle laaditaan energiatukihakemus.

8. Jäädään mahdollisesti odottamaan TEM:n investointitukipäätöstä (käsittelyn kesto noin 1-6 kk).

9. Rakennuttajavirasto esittää investointipäätöstä.

10. Hyväksynnän jälkeen kaupungin hankintajuristi käy tarjouksen ja hankintasopimuksen muodollisesti läpi.

 11. Tilataan aurinkoenergia-järjestelmä ja ym. talotekniset toimet sisältävä rakennusurakka(t).

12. Voimala  rakennetaan.

13. Urakan tilaava(t) virasto(t) maksavat laskut. Maksaja allokoi kulut päätöksenteko-vaiheessa sovitun jaon mukaisesti eri virastoille.

 15.Maksatusanomuk-sen tarkistus tilataan tilintarkastajalta ennen sen toimittamista TEM:lle kaikkien kuluerien hyväksyttämiseksi. 

14. Tehdään TEM:lle maksatusanomus, jossa eritelty kaikki kulut toteutuneiden mukaisesti.

16. TEM:ltä saattaa tulla lisäselvitys-pyyntöjä.

17. TEM tekee maksatuspäätöksen ja myönnetty energiatuki maksetaan hakijalle.

4. Kohteeseen tehdään talotekniset selvitykset ja suunnitelmat.

Flowchart arrow1
flowchart arrow2
Flowchart arrow1
flowchart arrow2
flowchart arrow2
flowchart arrow2
flowchart arrow2
Flowchart arrow1
flowchart arrow2
flowchart arrow2
flowchart arrow2
flowchart arrow2
flowchart arrow2
flowchart arrow2
Flowchart arrow1
Flowchart arrow1

Kommentteja ja tarkennuksia hankintapolkuun:

  • Prosessi etenee eri tavalla kaupungin organisaatiossa esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, kun investoinnin tekijänä on Pelastuslaitos tai Liikuntavirasto (ks. kohta 1).
  • Kohta 6: Kaupungin tarjouskysely toteutetaan yleensä avaimet käteen –periaatteella alle 10 kW:n tapauksissa, mutta sitä suuremmat voimalainvestoinnit tehdään rakennuskohteen tarpeiden mukaisesti yhtenä tai useampana hankintana. Investoinnissa on mahdollisesti mukana tarvittavia taloteknisiä elementtejä, kuten automaatiojärjestelmän laajennustyöt energian tuotanto- ja kulutustietojen seuraamiseksi.
  • Kohta 9: Olemassa oleviin rakennuksiin aurinkoenergiainvestoinnista pyritään päättämään kohteen energiaremontin yhteydessä. Remonttien kokonaisbudjetti on yleensä päätetty jo aiemmin kaupungin vuosibudjetin laadinnan yhteydessä.

Helsingin kaupungin tapauksessa yksittäisen hankkeen ja sen rahoituksen hyväksyminen voi edellyttää useamman viraston myönteistä päätöstä. Jokainen hankinta tai investointipäätös voi edellyttää erilaista käsittelytapaa. Investointiprojektin vetäjältä kuluu koordinointiin aikaa, koska päätöksenteon ja investointiprosessin toteutus jakautuu usein monen eri hallinnollisen yksikön välille. Tyypillisesti yhdellä kaupungin virastolla on kiinteistön omistus, toinen virasto toimii kyseisen kiinteistön käyttäjänä ja kolmas voi toimia asiantuntijana energiahankinnoissa. Julkinen hankintalaki asettaa lisähaasteita hankinnan toteuttamiseen. Projektin talouden hallinnointi voi myös tapahtua usean eri talousyksikön toimesta. Investointien koordinointi edellyttää hyvää kuntaorganisaation sisäistä tuntemusta.

Case-analyysin perusteella voidaan yleisesti todeta, että työntekijöiden ajalliset resurssit ja heiltä edellytettävä monialainen osaaminen voivat olla cleantech-hankintoja rajoittava tai hidastava tekijä kunnissa.

Laatinut: DI Karoliina Auvinen, Aalto-yliopisto
Päivitetty: 23.4.2015

Lähteet

Eskelinen Sirpa, HKR, Helsingin kaupunki. 11/2014 – 3/2015. Haastattelut ja sähköpostit.